お疲れ様です。川口です。
みなさん、いつも店舗の運営にご協力いただき、ありがとうございます。
さて、タイトルにあります「買い出しでクレジット払いを使うこと」についてご連絡します。
まず、結論から申し上げますと、クレジットカードでの支払いは禁止とさせてください。
今回は、その理由についてご説明します。
1.お金を払う先はクレジットカード会社になる
たとえば、京王ストアで買い物をしたとします。支払いはクレジットカードを使いました。
この際、領収書を貰うこともあるかもしれませんが、実は、京王ストアはカードを使った人から料金を領収することはありません。あくまで料金はカード会社から京王ストアに支払われます。
つまり、京王ストアは販売時に「領収」していませんので、京王ストアが発行した「領収書」は、実際には領収していない金額に対して発行しているという扱いになり「参考資料」となります。故に、クレジットカードで支払った際の領収書には必ず「クレジットカードでの支払いであること」が分かる文言が記載されています。
では、支払いを証明するものは何になるのか？となると、クレジットカード会社が発行する「カードの支払明細」となります。
厳密に言えば、本当は、「領収書」「カードの支払明細」「銀行からカード利用料が引き落とされている明細」の３つが必要となりますが、今年9月までは「カード明細だけでおおむねOK」、10月からは「領主書」と「カードの支払明細」の両方が必要となります。どちらにせよ、「カードの支払明細」は必要であり、清算時に必ず添付していただくことになります。
カードの支払明細は実際に購入してから確定するまでに時間的なラグがあり、経理としても非常に面倒な処理が発生します
2.クレジットカードの支払いは、お金のやりとりが発生していない期間（未払い期間）がある
なぜ経理の処理が非常に面倒かと言えば、まずひとつとして前述した通り「クレジットカードを使った瞬間、実はまだお金のやりとりが発生していない」ということに起因します。購入者もお金を払っていませんし、カード会社も販売店にまだお金を払っていません。
つまり「未払い」の期間があります。経理上は、この期間を「未払い」と計上する必要がありますが、支払い（手続き）自体は従業員のカードで処理してしまっているため、会社の未払いとして計上するのも難しいです。
正しく処理するためには、カードの利用金額が従業員の口座から引き落とされた後、経費を申請してもらって、領収書とカードの支払明細を提出してもらう必要があります。
つまり、「クレジットカードの支払いは小口での清算は経理上出来ない」ということになります。
また、厳密に言えば、領収書と引き落としのタイミングが異なるため、遡及して経費精算するためには清算日を明確にするための申請書を別途用意し、記録として残す必要も出てきます。
3.電子帳簿保存法対応について
来年の1月より施行される「電子帳簿保存法」も非常に厄介に絡んできます。
店舗で発行された領収書については、引き続き紙での保存ができますが、データで配布されるものに関しては、データそのものを保存する必要が出てきます。
つまり、カードの利用明細を会社で保存するとき、コピーではだめという事です。
カード利用者がデータで明細を受け取っているならデータを送ってもらう必要がありますし、受領したデータも一度プリントアウトして、スキャンして保存する手間が発生します。プリントアウトして持ってきていただいてもOKですが、該当部分だけではなく、個人的に利用した内容もすべて分かる形（書類が加工がされていない形）で保存する必要があるため、黒塗りデータもNGです。
みなさんも会社に関係ない購入履歴は観られたくないかと思います。
以上の理由から、買い出しでクレジットカードを使うことは「禁止」とさせていただければ幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
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